Integrasjoner · Fiken
Slik kobler du Jobbkontroll til Fiken
Koblingen sender kontakter, varer, fakturagrunnlag og godkjente utgifter fra Jobbkontroll til regnskapet i Fiken, så ingenting tastes inn to ganger. Den settes opp én gang for hele bedriften.
Er dere allerede kunde, ligger den samme veiledningen under Hjelp inne i Jobbkontroll, og i hjelpesenteret.
Slå på API-et i Fiken først
Jobbkontroll snakker med Fiken gjennom Fikens API, og det er slått av til dere slår det på i Fiken selv. Godkjenningssiden i Fiken nevner det ikke, så gjør det før du kobler til. Fiken forklarer hvordan på sin egen hjelpeside: hjelp.fiken.no/api.
Slik kobler du til
Åpne Innstillinger → Integrasjoner
Logg inn i Jobbkontroll og gå til Innstillinger → Integrasjoner. Kortet «Regnskapssystem» viser om bedriften allerede er koblet til.
Trykk «Koble til Fiken»
Jobbkontroll spør først om API-et er slått på i Fiken. Er det gjort, trykker du «Fortsett». Er det ikke, trykker du «Avbryt» og gjør det først — lenken i spørsmålet går til Fikens egen veiledning.
Logg på Fiken og godkjenn
Du sendes til Fiken og logger på med brukeren som fører regnskapet. Fiken viser en side der du godkjenner at Jobbkontroll får tilgang. Har Fiken-brukeren tilgang til flere foretak, krysser du av for hvilke tilgangen skal gjelde. Ingen nøkkel skal limes inn noe sted: Fiken gir Jobbkontroll en tilgang som fornyes av seg selv, og som dere kan trekke tilbake i Fiken når som helst. Avslår du, kommer du tilbake til Jobbkontroll, og ingenting er lagret.
Velg foretak, hvis du ga tilgang til flere
Ga du tilgang til ett foretak, er koblingen ferdig når du er tilbake i Jobbkontroll. Ga du tilgang til flere, spør Jobbkontroll hvilket regnskap det skal koble seg til, og du trenger ikke innom Fiken på nytt. Et testforetak er merket, og det samme er et foretak der API-et ikke er slått på.
Trykk «Test forbindelsen»
Testen spør Fiken hvilket firma tilgangen gjelder, og viser navnet og organisasjonsnummeret Fiken svarer med. Kontroller at det er riktig firma før dere sender noe. Svarer ikke Fiken som forventet, står Fikens egen feilmelding på kortet.
Hva som kan sendes til Fiken
Før noe sendes, viser Jobbkontroll nøyaktig hva Fiken får, linje for linje, og ingenting går over før du bekrefter. Det som allerede er sendt, sendes ikke en gang til.
Kunder og leverandører
Blir kontakter i Fiken.
- Hvor
- Kontakter, «Til regnskap» på kontakten
- Hvem
- Den som kan redigere kontakter
Varer
Blir produkter i Fiken, med standardprisen fra priskatalogen.
- Hvor
- Priskatalog, «Til regnskap» på varen
- Hvem
- Den som kan redigere varer eller priser
Godkjente fakturagrunnlag
Blir fakturautkast i Fiken — selve fakturaen gjøres ferdig og sendes fra Fiken.
- Hvor
- Økonomi → Fakturering, «Send til regnskapsprogram»
- Hvem
- Den som kan fakturere
Godkjente utgifter
Blir kjøpsbilag i Fiken, med bildet av kvitteringen vedlagt.
- Hvor
- Økonomi → Utgifter, «Til regnskap» på utgiften
- Hvem
- Den som kan godkjenne utgifter
Synkroniseringsloggen viser hva som gikk over
Hvert forsøk på å sende noe til Fiken blir en rad i synkroniseringsloggen — «Synklogg» under kortet «Regnskapssystem» i Innstillinger → Integrasjoner: hva som ble sendt, når og av hvem. Avviste Fiken noe, står Fikens egen begrunnelse på raden, så det kan rettes og sendes på nytt. Loggen kan filtreres på det som feilet. Den kan leses av den som styrer integrasjonen, og av dem som kan redigere kontakter eller varer, fakturere eller godkjenne utgifter.
Koble fra
«Koble fra» på kortet sletter tilkoblingen og den lagrede, krypterte tilgangen til Fiken. Det som allerede er sendt, beholder merkingen, og historikken og synkroniseringsloggen står igjen. Vil dere koble til igjen, godkjenner dere Jobbkontroll i Fiken på nytt. «Koble fra» virker også om abonnementet har gått ut.
Hvem kan gjøre hva
Å koble til, teste og koble fra krever tilgangen «Integrasjoner og API». Administrator har den alltid; andre roller får den bare om en administrator gir dem den under Innstillinger → Roller. Å sende noe krever i tillegg retten til det som sendes — som å godkjenne utgifter eller å fakturere — så ingen kan føre noe i regnskapet som de ikke kan røre i Jobbkontroll.
Spørsmål vi får
Koster Fiken-koblingen noe ekstra hos dere?
Nei. Integrasjoner er en av modulene i Mester, og den er med i prøveperioden. Koblingen har ingen egen pris.
Kan vi koble til mer enn ett regnskap?
Nei. En bedrift kobles til ett regnskapssystem og ett foretak om gangen, så det samme bilaget aldri kan havne i to regnskap.
Sendes fakturaen fra Jobbkontroll?
Nei. Fakturagrunnlaget blir et fakturautkast i Fiken, og fakturaen gjøres ferdig og sendes fra Fiken.
Hva skjer hvis Fiken avviser noe?
Avvisningen står i synkroniseringsloggen med Fikens egen begrunnelse, så den kan rettes og sendes på nytt. Den blir ikke stående som en stille feil.
Prøv koblingen på et ekte prosjekt
Alle moduler er med i prøveperioden, også Integrasjoner. Ingen kortopplysninger, og den blir ikke til et abonnement av seg selv.
Prøv gratis i 34 dager