Personvernerklæring

Denne erklæringen forteller hva Jobbkontroll AS gjør med personopplysninger vi selv er ansvarlige for, hvorfor vi gjør det, og hva du kan kreve av oss. Den er skrevet etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 13.

Vi har forsøkt å skrive den slik at den faktisk kan leses. Der noe ikke er avklart hos oss, står det at det ikke er avklart, framfor en formulering som høres tryggere ut enn den er.

1. Hvem vi er

Jobbkontroll AS, organisasjonsnummer 937 652 429, Grenseveien 21, 4313 Sandnes. Spørsmål om personvern, innsyn eller sletting sendes til support@jobbkontroll.no.

Vi har ikke personvernombud. Vi behandler ikke personopplysninger i stor skala som kjernevirksomhet, og vi driver ikke systematisk overvåking — de tilfellene der loven krever ombud. Henvendelser om personvern går til adressen over og besvares av oss.

2. Hva denne erklæringen dekker — og hva den ikke dekker

Jobbkontroll er et system arbeidsgivere bruker. Det gir to slags personopplysninger, med to forskjellige ansvarlige, og skillet avgjør hvem du skal henvende deg til.

Det arbeidsgiveren din legger inn — timene dine, fraværet ditt, HMS-registreringene, prosjektene du er knyttet til — er arbeidsgiveren din ansvarlig for. Vi behandler det på deres vegne, etter en databehandleravtale, og bare til det de har bestemt. Vil du ha innsyn i eller rette noe av dette, er det arbeidsgiveren du skal spørre. Vi svarer ikke på slike henvendelser selv, men sender dem videre.

Det denne erklæringen dekker er det vi er ansvarlige for på egen hånd: brukerkontoen din som sådan, faktureringen av abonnementet, kundestøtte og feilrapporter, måling av hvordan tjenesten brukes, markedsføringen vår, og besøk på jobbkontroll.no.

3. Hva vi behandler, og hvorfor

Vi tar ingen automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning for deg eller påvirker deg i vesentlig grad, og vi profilerer deg ikke selv. Sier du ja til markedsføring, kan Meta og Google bruke det de får fra oss til å måle og målrette annonser. Det gjør de som selvstendig ansvarlige, etter sine egne vilkår.

4. Hvor lenge vi beholder det

5. Informasjonskapsler og lagring i nettleseren

Vi spør før vi måler noe. Første gang du er her, får du et valg nederst på siden, med to kategorier: analyse og markedsføring. Du kan godta begge, velge bare det nødvendige, eller velge hver for seg under «Innstillinger». Sier du nei — eller lar være å svare — settes ingen informasjonskapsler til analyse eller markedsføring, og verktøyene lastes ikke ned til nettleseren din i det hele tatt. Du kan ombestemme deg når som helst: «Informasjonskapsler» nederst på siden, eller under Min profil i appen, åpner spørsmålet på nytt, og endringen virker med en gang.

Sier du ja til analyse, bruker vi PostHog. Vi ser hvilke sider som besøkes, hvilke knapper og lenker som klikkes — med teksten på dem — og hvilke feil nettleseren din møter, slik at vi vet hva som er vanskelig å finne og hva som er i stykker. Er du innlogget, knyttes det til en teknisk ID for deg og for virksomheten, og til navnet ditt, slik at vi ser hvem som har vært innom. E-postadressen din sendes ikke. Dataene ligger hos PostHog Cloud EU, og trafikken går via vår egen tjener, slik at nettleseren din ikke snakker direkte med dem.

Google Analytics bruker vi for å se hvordan folk finner fram til oss, og om de registrerer seg. Det lastes på jobbkontroll.no, og i appen bare på sidene der du registrerer deg — /registrer, /bekreft-epost og /velkommen — aldri etter innlogging. Det lastes hvis du har sagt ja til analyse eller markedsføring, og Googles samtykkemodus sørger for at det bare måles det du har sagt ja til. Vi sender sidevisninger, der adressen er vasket for alt annet enn siden og kampanjemerkingen, klikk på «Prøv gratis», og at en konto er opprettet eller en prøveperiode er startet. E-postadressen din sendes aldri. For Google Analytics er Google vår databehandler. Informasjonskapslene heter `_ga` og `_ga_<ID>`.

Sier du ja til markedsføring, måler vi hvilke annonser som fører til at noen besøker oss og registrerer seg:

1. Meta-pikselen på jobbkontroll.no — ikke i appen — forteller Meta at du har besøkt siden og klikket «Prøv gratis». Informasjonskapslene heter `_fbp` og `_fbc`.

2. Når du oppretter en konto eller starter en prøveperiode, sender tjeneren vår den samme beskjeden direkte til Meta. Den bærer e-postadressen og telefonnummeret ditt i enveiskryptert form, IP-adressen din, nettleserkjennetegnet, Meta-kapslene og en teknisk ID for kontoen og virksomheten. Meta bruker det til å kjenne deg igjen hvis du har en konto hos dem.

3. Googles annonsemåling, med informasjonskapslene `_gcl_*`, viser om et besøk kom fra en annonse hos Google.

Meta og vi er felles behandlingsansvarlige for innsamlingen og overføringen til Meta. Det Meta og Google gjør med dataene etterpå, er de selv ansvarlige for.

Ett svar dekker både nettstedet og appen. Valget lagres som `jk-samtykke` på jobbkontroll.no og gjelder dermed også app.jobbkontroll.no. Er du innlogget, lagres svaret på analysespørsmålet også på kontoen din, slik at du slipper å svare på nytt på telefonen eller på en annen maskin. Vi spør igjen etter tolv måneder, og når vi har endret hva kategoriene innebærer.

Uansett hva du svarer, lagrer nettleseren noen valg som aldri forlater maskinen din: lyst eller mørkt tema (`jk-theme`) hvis du selv trykker på bryteren, om du har slått av posisjonsdeling, de siste søkene og sist besøkte sider i firmaet, visningsvalg som kolonnebredder og zoom, og mens du logger inn, hvor lenge det er til du kan be om en ny kode. Skriftene lastes fra vår egen tjener framfor fra Google, og det er ingen innebygde tredjepartsvideoer her.

Selve appen setter informasjonskapsler, fordi den må kunne holde deg innlogget. Disse er de:

1. Øktkapselen, som holder deg innlogget. 30 dager, og den forlenges når du bruker appen. Har du krysset bort «husk meg», varer den til du lukker nettleseren, og en egen kapsel husker det valget. Lesbar bare for tjeneren.

2. En kortlevd kapsel mellom passordet og tofaktorkoden, 15 minutter.

3. «Husk denne enheten» ved tofaktor, 30 dager, hvis du velger det.

4. Hvilken innloggingsmetode du sist brukte, 30 dager, så innloggingssiden kan vise «Sist brukt». Denne er lesbar for nettleseren, fordi det er nettleseren som skal vise merket.

5. Ved innlogging med Google eller Apple: en kapsel på fem minutter som sikrer at svaret kommer tilbake dit det ble sendt fra.

6. Språkvalget ditt, i ett år, hvis du velger språk selv.

7. Samtykkevalget ditt, `jk-samtykke`, i tolv måneder.

8. Betalingsleverandøren Stripe setter to kapsler, `__stripe_mid` og `__stripe_sid`, som brukes til å oppdage svindel. Stripe lastes først når du åpner kortbetalingen.

Alle sammen er nødvendige for at innlogging, språkvalg og betaling skal virke, og de settes uten samtykke fordi tjenesten ikke kan levere det du har bedt om uten dem. Ingen av dem brukes til markedsføring, og bortsett fra Stripe-kapslene deles ingen av dem med andre. Kapslene til analyse og markedsføring er ikke i denne listen — de settes bare hvis du sier ja, og de fjernes igjen hvis du ombestemmer deg.

Opptak av hvordan appen brukes

Sier du ja til analyse, kan vi også ta opp hvordan du beveger deg i appen og på nettstedet: hvilke sider du åpner, hvor du klikker og ruller, og hvor du stopper opp. Det er det vi trenger for å se hvor noe er vanskelig å finne, eller hvor noe går i stykker.

Opptaket viser ikke hva som står på skjermen. All tekst er byttet ut med stjerner før noe forlater nettleseren din, så navn, timer, lønn og avvik blir aldri med. Bilder, kart og dokumenter blir en tom flate, og det du skriver i et felt blir heller ikke med. Maskeringen er bygget inn i appen og kan ikke slås av fra PostHog.

Appen for telefonen tar ikke opp.

Opptakene ligger hos PostHog Cloud EU og slettes etter 30 dager. Noen av dem gjennomgås automatisk av en KI-modell for å finne steder der noe går galt — for eksempel der noen klikker gjentatte ganger uten at noe skjer. Det gjøres hos PostHogs KI-leverandører, som behandler dataene i USA; se punktet om behandling utenfor EØS. Fordi teksten allerede er byttet ut med stjerner, ser modellen bare sidens oppbygning, adressen og hvor det ble klikket. Ingen bruker opptakene til å trene KI-modeller.

Sier du nei til analyse, tas det ikke opp noe. Trekker du samtykket tilbake, stopper opptakene.

6. Kundestøtte

Trykker du «Support» i appen, skriver du med oss i en samtale som går til PostHog, der vi svarer. Med meldingen sender vi navnet ditt, e-postadressen din og en teknisk ID for kontoen din, bekreftet av tjeneren vår, slik at vi vet hvem vi snakker med.

Samtalen virker også om du har sagt nei til analyse, fordi det er en tjeneste du selv ber om. Den lastes som en egen del som bare bærer samtalen, måler ingenting, og husker samtalen din i nettleseren så du kan fortsette den. Har du en samtale med oss, ser appen etter svar mens du bruker den, og setter et merke på Support-knappen når vi har svart.

Noen svar kan være skrevet av PostHogs KI, og da er de merket som automatiske. Samtalene leses også automatisk av PostHogs KI for å finne feil og mønstre, hos de samme KI-leverandørene som opptakene.

Skriver du til support@jobbkontroll.no, havner e-posten hos PostHog, i samme innboks som samtalene i appen, og vi svarer deg på e-post.

7. Når du melder en feil

Trykker du «Meld feil» inne i Jobbkontroll, sendes rapporten ut av systemet vårt til Linear, der vi følger opp feil. I nettleseren går den i tillegg til Sentry, der feilene appen selv melder ligger. Dialogen sier at teknisk informasjon følger med. Her står hele listen, fordi dette er ett av få steder du kan lese den.

Med rapporten følger:

1. meldingen du selv skrev, ordrett — i appen for telefonen også emnet,

2. i nettleseren: hvilken skjerm du var på, og hele adressen, inkludert det som står etter spørsmålstegnet,

3. i nettleseren: de siste klikkene og navigasjonene dine — bare på knapper og lenker, med teksten på dem, aldri det du har skrevet i et felt,

4. i nettleseren: de siste feilmeldingene nettleseren din fikk, uten innholdet i forespørslene,

5. nettleser og operativsystem, eller telefonmodell og iOS-versjon, skjermstørrelse og hvilken versjon av Jobbkontroll du kjører,

6. en teknisk ID for deg, en for virksomheten din, og hvilken rolle og hvilke tilganger du har.

Navnet ditt og firmanavnet følger ikke med. Men vi skal være presise: en teknisk ID peker på deg for oss, og det gjør den til en personopplysning. Rapporten er ikke anonym, og vi kaller den ikke det.

Adressen kan navngi en annen enn deg. Sto du på timelisten til en kollega, kan adressen bære den kollegaens ID. Det samme gjelder teksten på en lenke du klikket på, som kan være et navn. Det er en kjent følge av at vi tar med hele adressen og klikkene, og den er verdt å vite om — ikke skriv personopplysninger i selve meldingen, og vær oppmerksom på hvilken skjerm du står på.

Til Sentry går mindre. Der følger bare meldingen din, en teknisk ID for deg og for virksomheten, versjonen av Jobbkontroll og adressen til siden, renset for nøkler og e-postadresser — ikke klikkene, feilmeldingene eller rollen din.

I appen for telefonen kan du be om oppfølging på e-post. Da sendes rapporten som e-post til support@jobbkontroll.no, som havner i kundestøtten vår hos PostHog, med e-postadressen din som svaradresse, slik at vi kan svare deg. Adressen hentes fra kontoen din, og ber du ikke om oppfølging, sendes ingen adresse. I nettleseren følger vi opp gjennom kundestøtten i stedet.

8. Hvem andre som er innom

Vi selger ikke personopplysninger. Leverandørene vi bruker for å drifte tjenesten, står med navn, hva de får se og land på sikkerhetssiden, som er den listen vi holder oppdatert. Endrer den seg, sier vi fra til administratorene i virksomheten før endringen trer i kraft.

Noen tredjeparter snakker nettleseren eller telefonen din med direkte, uten å gå veien om oss:

1. Robotsjekken på registreringssiden lastes fra Cloudflare og ser IP-adressen din. Den er der for å hindre at noen oppretter kontoer maskinelt.

2. Adresseforslag når du skriver inn en adresse hentes fra Google, direkte fra nettleseren din. Det som når dem er den delvise adressen du skriver og IP-adressen din — ingen bruker- eller virksomhets-ID. Funksjonen er avhengig av at en nøkkel er satt opp; er den ikke det, er adressefeltet et helt vanlig tekstfelt og ingenting forlater maskinen din. Adresseoppslag vi selv gjør på tjeneren, går til Kartverket, ikke til Google.

3. Betalingsleverandøren Stripe lastes i appen når du skal betale med kort, og tar imot kortopplysningene i en egen ramme. Kortnummeret ditt passerer aldri våre systemer.

4. Google og Meta, bare hvis du har sagt ja til det; se punktet om informasjonskapsler.

5. Appen for telefonen snakker direkte med PostHog hvis du har sagt ja til analyse, med Sentry når noe feiler, med Apple for kart og varsler, og med Google eller Apple hvis du logger inn med dem. Varsler til telefonen går gjennom Apple og bærer teksten i varselet — for eksempel hvem som skrev til deg, og starten på meldingen.

Nettstedet jobbkontroll.no drives hos Vercel, som ser IP-adressen og nettleseren til alle som besøker det. Når en bedrift opprettes eller aktiverer Mester, får vi et internt varsel med bedriftens navn i Discord.

Når du velger passord, sjekker vi om det finnes i kjente lekkasjer. Det gjøres uten å sende passordet: bare fem tegn av en enveisberegning forlater oss, og tjenesten som svarer får aldri vite hvem som spurte eller hva passordet var.

9. Behandling utenfor EØS

Appen og databasen kjører i Norge, og sikkerhetskopiene ligger i EU. Noen tjenester leveres av virksomheter utenfor EØS, eller av virksomheter i EØS som bruker underleverandører der:

1. PostHogs KI-funksjoner, som gjennomgår opptak og kundestøttesamtaler, bruker OpenAI, Google, Anthropic og Microsoft, som behandler dataene i USA.

2. OpenAI, for assistenten Byggmesteren og Mester Diktat. Avtalen vår er med OpenAI Ireland, og OpenAI behandler det du skriver og dikterer, og det assistenten slår opp for deg, i USA.

3. Google og Meta, for måling og annonser hvis du har sagt ja til det, og Google for adresseforslag.

4. Apple, for varsler til appen for telefonen.

5. Resend for e-post, Linear for feilrapporter, Stripe for kortbetaling, Sentry for feilovervåking og feilrapporter, Vercel for nettstedet, Discord for interne varsler og Cloudflare for robotsjekken.

Hva hver av dem får se, står på sikkerhetssiden. Overføring skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, og der leverandøren er sertifisert, EU–US Data Privacy Framework.

10. KI i Jobbkontroll

Byggmesteren er assistenten i appen, og Mester Diktat gjør tale om til tekst. Begge kjører hos OpenAI i USA, og OpenAI er kontraktsfestet på at innholdet ikke brukes til å trene modeller; se punktet om behandling utenfor EØS. Byggmesteren ser bare det du selv har tilgang til, den identifiserer seg alltid som KI, og den må ha bekreftelse fra deg før den endrer noe. Lyden fra Mester Diktat sendes til leverandøren for å gjøres om til tekst, og lagres ikke hos oss. I appen for telefonen gjøres det på telefonen når du er uten nett.

Hvilken leverandør, hvilken modell og hvilken region står oppdatert på åpenhetssiden inne i appen, og vi gjentar dem ikke her — to steder med samme faktum er to steder som kan bli uenige. Sporet av hvilke oppslag assistenten gjorde slettes 90 dager etter siste aktivitet i samtalen; selve samtalen arkiveres da, og du kan slette den selv når som helst.

11. Rettighetene dine

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få rettet det som er galt, til å få slettet det vi ikke lenger trenger, til å be om at behandlingen begrenses, til å få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format, og til å protestere mot behandling vi gjør på grunnlag av berettiget interesse — for eksempel at vi ringer deg. Har du gitt samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst.

To av dem kan du bruke uten å spørre oss. Under Min profil ligger Din data, som gir deg en nedlastbar mappe med kontoen din, innloggingsmetodene dine, øktene du er logget inn med akkurat nå, og medlemskapene dine — aldri et passord, en nøkkel eller en kode. Inni ligger en forklaring på hva som ikke er med og hvorfor. Samme sted ligger sletting av kontoen, med 30 dagers angrefrist.

Sletting av kontoen fjerner innloggingsmetodene, tofaktoroppsettet, medlemskapene og identifikatorene dine. Noe blir bevisst igjen, og du bør vite hva: en tom rad som holder plassen slik at arbeidsgiverens egne poster ikke rakner, navnet ditt som et øyeblikksbilde i poster som må kunne dokumenteres i ettertid — for eksempel en signatur på en sikker jobbanalyse — hvilke vilkår du har godtatt, invitasjoner du har sendt, og loggen over hva vi som leverandør har gjort. Alternativet ville vært å slette arbeidsgiverens dokumentasjon for å oppfylle din forespørsel, og det har vi ikke lov til.

Sletting nektes så lenge du eier en virksomhet eller er dens siste administrator — begge deler ville etterlatt et firma ingen kan styre. Feilmeldingen sier hva du må gjøre først.

For alt annet, skriv til support@jobbkontroll.no. Vi svarer innen en måned. Gjelder henvendelsen noe arbeidsgiveren din har lagt inn, sender vi den videre til dem og sier fra til deg.

12. Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi vil gjerne høre fra deg først, slik at vi får rettet opp — men du trenger ikke gå veien om oss.

13. Sikkerhet

Tofaktor er obligatorisk på alle kontoer med passord og kan ikke slås av. Trafikken går over TLS. To uavhengige lag hindrer at én virksomhet kan se en annens data. Sikkerhetskopier tas fortløpende, og vi øver på å gjenopprette dem.

Sikkerhetssiden går gjennom dette i detalj, og sier også hva vi ikke har.

14. Endringer

Endrer vi denne erklæringen, får den ny versjon og dato. Er endringen av betydning for deg, sier vi fra i appen eller på e-post før den trer i kraft.